Jak przekształcić działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową?

Jednoosobowa działalność gospodarcza - forma prowadzenia działalności doskonała dla małych firm, a także na początek funkcjonowania większego przedsiębiorstwa. Jednak w sytuacji, kiedy firma odnosi sukces i zaczyna się rozrastać (do czego przecież dąży niemal każdy przedsiębiorca), może okazać się, że działalność jednoosobowa przestaje być wygodna i odpowiednia. Czy trzeba wtedy zamykać firmę i otwierać nową? Na szczęście nie - polscy przedsiębiorcy mogą bowiem przekształcać swoje przedsiębiorstwa, np. w spółki kapitałowe.

Dlaczego warto?

Jednoosobowa działalność gospodarcza nie posiada osobowości prawnej. Oznacza to m.in., że jej właściciel za zobowiązania firmy odpowiada całym swoim majątkiem - także prywatnym. O ile przy małych obrotach nie stanowi to problemu, to już przy dużym przedsiębiorstwie może okazać się dość ryzykowne. Spółki kapitałowe posiadają natomiast odrębną osobowość prawną - co oznacza, że odpowiedzialność jest tu ograniczona do wysokości wkładu, który został do spółki wniesiony.

Polecamy
kasy fiskalne

Co więcej, obecnie przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę nie stanowi już dużego problemu. Od 1 lipca 2011 r. przedsiębiorca może dokonać bezpośredniej transformacji. Jest to duże ułatwienie, bowiem wcześniej jednoosobowa firma nie mogła zostać przekształcona bezpośrednio - należało stworzyć nowe przedsiębiorstwo w formie spółki, a następnie, w ramach aportu, wnieść do niego poprzednią działalność. Dzięki modyfikacji przepisów przedsiębiorcy nie muszą już jednak dokonywać zmian w ten sposób.
Jednoosobową działalność gospodarczą można przekształcić wyłącznie w spółkę kapitałową - akcyjną bądź też z ograniczoną odpowiedzialnością. Tylko takie podmioty mogą bowiem funkcjonować w formie jednoosobowej. Po przekształceniu natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby nowa firma zmieniła status na wieloosobową.

Jak założyć spółkę komandytową?

Spółka komandytowa to jedna ze spółek osobowych - ułomnych osób prawnych. Do jej założenia konieczne są co najmniej dwie osoby - fizyczne albo prawne, z których jedna stanie się komandytariuszem, natomiast druga - komplementariuszem.

Wspólnicy, decydując się na zawiązanie spółki komandytowej, mogą to zrobić na dwa sposoby. Jeden z nich to utworzenie nowej firmy. Drugi natomiast polega na przekształceniu już funkcjonującej innej spółki jawnej w spółkę komandytową.
Dla kogo przeznaczona jest spółka komandytowa? Jej koncepcja jest doskonała dla przyszłych przedsiębiorców, którzy mają pomysł na własną firmę, ale nie posiadają niezbędnego kapitału. Zakładając spółkę komandytową, stają się oni komplementariuszami. W ich gestii leży odpowiedzialność za spółkę (co ważne, także własnym prywatnym majątkiem), prowadzenie jej spraw i reprezentowanie spraw firmy wobec osób trzecich. Natomiast drugą stroną w takiej spółce są komandytariusze - inwestorzy, którzy aby wejść do firmy, muszą wnieść jakiś kapitał - najczęściej w formie pieniężnej. Co do zasady, komandytariusz nie reprezentuje spółki, a odpowiedzialny jest za nią własnym majątkiem, jednakże tylko w części ograniczonej sumą komandytową. Jeśli strony chcą, komandytariusz może podjąć się reprezentowania spraw spółki jako pełnomocnik albo prokurent.

Polecamy
kasy fiskalne

Jak założyć spółkę komandytową? Zasady dotyczące zakładania oraz funkcjonowania spółek kapitałowych regulowane są poprzez Kodeks spółek handlowych. Pierwszy krok dotyczy spisania umowy spółki. Zgodnie z przepisami, obligatoryjnymi elementami takiego dokumentu są:

• firma i siedziba spółki,
• przedmiot działalności,
• czas trwania (jeśli został wyznaczony),
• wkłady wspólników i ich wartość,
• zakres odpowiedzialności każdego komandytariusza wobec wierzycieli (suma komandytowa).

Umowa spółki zawsze musi być spisana w formie aktu notarialnego. Dzięki temu w razie niedopełnienia zawartych w niej obowiązków dokonane czynności prawne będą nieważne. Warto przy tym pamiętać, że zmiany do umowy także powinny być wprowadzane w formie aktu notarialnego.
Zanim zawarta zostanie umowa, konieczne będzie stworzenie firmy spółki. W przypadku tego rodzaju działalności w nazwie musi znaleźć się nazwisko jednego lub kilku komplementariuszy oraz fraza “spółka komandytowa” (możliwe jest także stosowanie skrótu “sp. k.”). Jeśli komplementariuszem spółki będzie osoba prawna, to konieczne będzie zawarcie jej pełnej nazwy. Nie jest natomiast możliwe umieszczania w firmie nazwisk komandytariuszy - jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce, to komandytariusz będzie odpowiadał za spółkę na takich samych zasadach, jak komplementariusz.
Kolejnym krokiem do założenia spółki jest zarejestrowanie nowej firmy w wydziale sądu administracyjnego odpowiedniego dla okręgu w którym spółka będzie funkcjonowała. Wniosek może zostać złożony osobiście, drogą pocztową lub przy wykorzystaniu portalu Ministerstwa Sprawiedliwości. Podstawowym formularzem w przypadku spółki komandytowej jest druk KRS-W1, dodatkowo należy natomiast złożyć także:

• KRS-WC - formularz przeznaczony dla wspólników spółki komandytowej,
• KRS-WA - oddziały, terenowe jednostki organizacyjne,
• KRS-WH - sposób powstania podmiotu,
• KRS-WK - organy podmiotu/wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki,
• KRS-WL - prokurenci,
• KRS-WM - przedmiot działalności,
• KRS-ZN - sprawozdania finansowe i inne dokumenty.

Wraz z dokumentami należy także złożyć komplet dokumentów, mianowicie:

• umowę (gdy umowę sporządzono w formie aktu notarialnego dołącza się wypis z tego aktu),
• wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki lub prokurenta (uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu),
• wykaz wspólników (partnerów, komplementariuszy, komandytariuszy) wraz z ich adresami (adresami dla doręczeń) bądź listę wspólników spółki z o.o., na osobnej kartce.

Wraz z rejestracją przedsiębiorcy mogą dopełnić formalności dla potrzeb urzędu skarbowego. Aby tego dokonać, konieczne będzie złożenie dodatkowo drugiego egzemplarza umowy spółki oraz dokumentu, który potwierdza uprawnienia do korzystania z lokalu, w którym znajduje się siedziba firmy. Dalej niezbędny będzie wniosek o wpis lub zmianę wpisu do rejestru REGON, zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne NIP oraz zgłoszenie lub też zmianę płatnika do składek ZUS. Ostatnim koniecznym dokumentem jest dowód wniesienia opłaty sądowej za wpis do KRS (500 zł) oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł). Sąd rejestrowy przekaże złożone dokumenty do właściwego urzędu statystycznego i skarbowego, a po uzyskaniu informacji o nadaniu spółce numeru NIP - do jednostki terenowej ZUS.

Osoba niepełnoletnia jako przedsiębiorca?

Wedle obowiązujących przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, która posiada zdolność prawną - wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Zatem nasuwa się pytanie, czy osoba niepełnoletnia może prowadzić własną firmę?

Zgodnie z prawem cywilnym posiadanie zdolności prawnej polega na możliwości bycia podmiotem praw i obowiązków. Ważną kwestią ze względu na obrót gospodarczy jest natomiast pojęcie zdolności do czynności prawnych. Ma ona bowiem kluczowe znaczenie, ponieważ daje prawo do składania oświadczeń woli, zawierania umów i dokonywania czynności we własnym imieniu.

Polecamy
drukarki fiskalne

Jak stanowi art. 11 Kodeksu cywilnego pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się, wraz z osiągnięciem pełnoletności. Warto wiedzieć, że omawiana zdolność może zostać w pewnym stopniu ograniczona danej osobie fizycznej, jednak nie musi mieć to wpływu na zakres praw i obowiązków związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej. Chociaż status przedsiębiorcy uzyskuje się co do zasady posiadając pełną zdolność do czynności prawnych, to istnieją pewne sytuacje wskazujące, iż pozbawienie lub ograniczenie tych zdolności nie wpływa na możliwość prowadzenia firmy. Przykładowo w imieniu przedsiębiorcy, któremu została ograniczona zdolność do czynności prawnych, może występować przedstawiciel ustawowy.
Warto także dodać, iż polskie prawo nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku posiadania pełnych zdolności do czynności prawnych. W tym wypadku przeszkodę może stanowić utrudnienie w działaniach handlowych oraz czynnościach publicznoprawnych, które wykonywane są w zakresie prowadzonej działalności.
Przykładem na powyższe może być dziedziczenie działalności gospodarczej (zgodnie z art. 55 (1) k.c.) przez osobę niepełnoletnią. Wówczas małoletni staje się przedsiębiorcą, jednak w jego imieniu będzie działać pełnomocnik bądź przedstawiciel ustawowy. Taka sama sytuacja występuje, jeżeli niepełnoletni dostanie darowiznę prawa podmiotowego do przedsiębiorstwa oraz za pozwoleniem sądu opiekuńczego, dojdzie do nabycia przedsiębiorstwa w jego imieniu.
Reasumując, poza wyjątkami wymienionymi powyżej, przedsiębiorcą może zostać jedynie pełnoletnia osoba fizyczna, która uzyskała pełną zdolność do czynności prawnych. Stwierdzając to trzeba mieć na względzie prawa jakie obowiązują w obrocie gospodarczym, a także to, czy taka osoba nie została ubezwłasnowolniona.

Przyjęcie zaliczki podczas zawieszenia działalności

Ogólne zasady dotyczące zawieszenia działalności mówią, że podczas jego trwania przedsiębiorca nie może prowadzić działalności gospodarczej, a więc i wykonywać czynności związanych z podstawowym profilem działalności, ani osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Jednak nie wszystkie działania są zabronione. Podczas zawieszenia przedsiębiorca może, między innymi, wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Czy zatem przyjmowanie zaliczek/zadatków na poczet przyszłych okresów, w których działalność będzie odwieszona (np. rozpocznie się sezon) jest dozwolone?

Jak wspomniano na wstępie, ustawodawca zezwolił przedsiębiorcy na wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Czynności te muszą być jednak niezbędne i nie powinny wykraczać poza ten zakres. Naruszenie kwestii “niezbędności” mogłoby spowodować, że dokonana podczas zawieszenia czynność będzie niezgodna z prawem. Co więcej, spowodowanie osiągnięcia ewentualnych przychodów poza finansowymi, czy wynikającymi z działalności prowadzonej jeszcze przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej również naruszałoby przepisy ustawy.
Jak stanowi ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, zakres czynności dopuszczalnych podczas zawieszenia działalności określa art. 14a ust 4 pkt 1-7.

Polecamy
tanie kasy fiskalne warszawa

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

1) ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
2) ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
3) ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
4) ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
5) wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
6) ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
7) może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Przejaw każdej innej aktywności poza wskazanymi powyżej byłby uznawany za naruszenie przepisów ustawy. Jak zatem regulacje te odnieść do kwestii praktycznych?

Pytanie szczególnie nurtuje osoby prowadzące działalność sezonową np. wynajem domków letniskowych czy organizacja wycieczek. Standardową czynnością przedsiębiorców prowadzących działalność o takim charakterze jest przyjmowanie od klientów zaliczek na poczet przyszłego wykonania usług. Głównie ze względu na politykę rezerwacji, która bezwzględnie ma na celu zabezpieczenie osiągania przychodów z działalności o charakterze sezonowym. Na gruncie podatku dochodowego rozliczanego na zasadach ogólnych czy też karty podatkowej otrzymanie zaliczki zwykle nie powoduje powstania przychodu (art. 14 ust. 3 pkt 1 updof), a obowiązek podatkowy powstaje jedynie na gruncie podatku VAT (co dotyczy czynnych podatników VAT). Skoro w związku z otrzymaną zaliczką nie powstaje przychód, a jej przyjęcie, w tym przypadku, ma na celu zabezpieczenie źródła przychodów to można by uznać, że podczas okresu zawieszenia działalności dopuszcza się przyjmowanie zaliczek na poczet przyszłych usług jeżeli z ich charakteru wynika, iż stanowią one niezbędne czynności prowadzące do zabezpieczenia otrzymania przyszłych przychodów. Jak wynika z praktyki gospodarczej pobrana zaliczka daje dużo większą pewność, iż rezerwujący usługę klient z niej skorzysta i się nie rozmyśli. Zaliczka bowiem nie ma charakteru zwrotnego. Stanowi więc dla przedsiębiorcy z pewnością formę zabezpieczenia.
Powyższe potwierdza wydana w dniu 9 kwietnia 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy interpretacja indywidualna (ITPB1/415-56/13/WM) w której stwierdzono:

(...) w przypadku zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, w którym to Wnioskodawca nie świadczy usług wynajmu miejsc noclegowych i krótkotrwałego zakwaterowania oraz nie osiąga bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej - nie pobiera się podatku opłacanego w formie karty podatkowej za cały okres zawieszenia w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień zawieszenia.

Przyjmowanie rezerwacji na sezon, w którym wynajmowane są przez Wnioskodawcę domki letniskowe oraz przyjmowanie zaliczek na poczet tych rezerwacji, można uznać za czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, bowiem niewątpliwie są to czynności mające na celu pełne wykorzystanie w okresie sezonu posiadanych przez Wnioskodawcę miejsc noclegowych.

Zatem opisane we wniosku czynności podejmowane przez Wnioskodawcę w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, nie powodują konieczności podejmowania przez Niego działalności gospodarczej i zapłaty podatku w formie karty podatkowej.

W kwestii zatem przyjmowania zaliczek podczas zawieszonej działalności i zgodności z prawem decydował będzie przede wszystkim charakter przyjętej zapłaty.

Zawieszenie działalności a jakie obowiązki?

Zgłoszenie zawieszenia do CEIDG

W sytuacji gdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, niezatrudniający pracowników na umowę o pracę postanowi na pewien czas zawiesić działalność powinien pamiętać, że wiążą się z tym określone obowiązki.

W pierwszej kolejności przedsiębiorca musi złożyć osobiście bądź elektronicznie wniosek CEIDG-1 z wypełnionymi polami dotyczącymi zawieszenia działalności. Pozostałe kwestie formalne związane z poinformowaniem ZUS-u oraz US leżą już po stronie urzędu miasta/gminy.

Czego nie można wykonywać podczas zawieszenia?

Oczywistym jest fakt, że przedsiębiorca w okresie zawieszenia nie może wykonywać działalności gospodarczej (dokonywać sprzedaży towarów/usług), a tym samym osiągać z tego tytułu bieżących przychodów.

Polecamy

tanie kasy fiskalne

A co może przedsiębiorca w tym okresie?

Jednakże podatnik może, a nawet powinien w tym okresie podejmować działania niezbędne w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, czyli ponosić np. wydatki związane z wcześniej zawartymi umowami - opłaty stałe (czynsz za lokal, abonament za telefon etc.). W związku z tym zobowiązany jest również do prowadzenia w tym okresie KPiR i ujmowania w niej wszelkich zaistniałych w trakcie zawieszenia zdarzeń generujących przychody (będące konsekwencją działań podjętych przed zawieszeniem) bądź koszty (nie będące kosztami działalności podstawowej).

Jakie przywileje płyną ze zawieszenia działalności?

Przedsiębiorca w okresie zawieszenia ma również prawo osiągać przychody z innych źródeł (np. umowy o dzieło, praca na etacie). Oprócz obowiązków przedsiębiorca zawieszający działalność gospodarczą ma również pewne przywileje, otóż nie musi:

• opłacać zaliczek na podatek dochodowy (jeśli nie uzyskał w okresie zawieszenia przychodów),
• opłacać składek ZUS,
• składać deklaracji VAT (o ile nie wystąpiły transakcje podlegające rozliczeniu na gruncie tego podatku).

Doradcą podatkowym będzie mógł być każdy?

Wraz ze zmianami, wprowadzanymi przez ustawę o deregulacji zawodów, przedstawiony został projekt mocno uderzający w zawód doradcy podatkowego. Planowane modyfikacje zakładają, że nie potrzeba będzie uprawnień aby móc udzielać podatnikom, płatnikom i inkasentom porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami.

Obecnie do wykonywania wyżej wymienionych czynności uprawnieni są wyłącznie doradcy podatkowi, adwokaci, radcowie prawni, biegli rewidenci oraz przedsiębiorcy wykonujący usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Po wprowadzeniu planowanych zmian w ich wyłącznym zakresie pozostałoby tylko reprezentowanie podatnika przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi. Decyzja ta została uzasadniona faktem, iż tego typu postępowania mogą powodować nieodwracalne skutki finansowe dla reprezentowanego podatnika.

Polecamy

tanie drukarki fiskalne warszawa

Planowane zmiany spotkały się z krytyką ekspertów z dziedziny podatków oraz doradztwa podatkowego. Negatywnie do projektu odnosi się także Krajowa Rada Doradców Podatkowych.

Warto przypomnieć, że aby uzyskać uprawnienia doradcy podatkowego, kandydat musi spełnić szereg wymogów. Chodzi tu o posiadanie wykształcenia wyższego, oświadczenie o niekaralności, wpis na listę doradców podatkowych i przynależność do Krajowej Izby Doradców Podatkowych. Dodatkowo, doradca podatkowy musi obowiązkowo opłacać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego.

Nowe spojrzenie na pojęcie reprezentacji

Podatnik nie może zakwalifikować do kosztów podatkowych kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f.). Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz żaden inny akt prawny nie wyjaśnia co należy rozumieć przez pojęcie `reprezentacji`. Dlatego  podatnicy niejednokrotnie mają problem z określeniem czy poniesiony przez siebie wydatek mogą ująć w kosztach uzyskania przychodów, czy też traktować go jako reprezentację i nie zaliczać do kosztów podatkowych.

Wystawność i okazałość...

Organy podatkowe często w swoich interpretacjach powoływały się na słownikowe wyjaśnienie terminu `reprezentacji`. Przykładem takiego stanowiska może być indywidualna interpretacja podatkowa o sygn. IS.I/2-4231/22/06 Dyrektora Izby Skarbowej w Rzeszowie z dnia 6 grudnia 2006 r.:

” (...) Przepisy ustaw podatkowych nie zawierają definicji pojęć "reprezentacja" i "reklama" dlatego też stosując wykładnię językowa przepisu należy posiłkować się definicjami zawartymi np. w Słowniku języka polskiego (PWN, Warszawa 1981). Zgodnie ze Słownikiem "reprezentacja" to "okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną"(...)”.

Polecamy

tanie drukarki fiskalne

Podobny pogląd przedstawił Pomorski Urząd Skarbowy w interpretacji DP/423-0121/06/AK z dnia 25 października 2006 r.:

“(...) Przepisy (...) nie definiują pojęcia reklamy czy reprezentacji (...). Posiłkując się zatem definicjami (...) przyjętymi w orzecznictwie można przyjąć, iż (...) reprezentacja to okazałość, wystawność, działanie zmierzające do stworzenia i utrwalenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy poprzez wystrój firmy, interesujące logo, tablice informacyjne czy sposób podejmowania interesantów i kontrahentów(...)”.

Takie spojrzenie organu podatkowego nie należy do korzystnych z punktu widzenia podatników, gdyż stosując tego typu wykładnię prawa większość wydatków poniesionych przez firmy nie mogłaby stanowić kosztu podatkowego.